1. Die Prozessplanung und -steuerung erfolgt nur durch einen Akteur, zum Beispiel nur aus dem Büro der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters. Dies kann den Prozess durch fehlende Ressourcen verlangsamen und zu Unverständnis und Unzufriedenheit bei weiteren Akteuren führen.

• Sorgen Sie für Dialog in Vor- und Nachbereitung mit allen Akteuren. So kann das Prozessdesign auf gemeinsamer Basis entwickelt und angepasst werden.

2. Starres Festhalten an andernorts genutzten oder an einem im Vorhinein festgelegten Prozessdesign.

• Planen Sie mit Flexibilität für Ergänzungen und Anpassungen des Prozessdesigns, um den lokalen Prozess mit kommunalen Projekten und bestehenden Beteiligungsprozessen zu verknüpfen, um Rückmeldungen und die Bedürfnisse aller Akteure vor Ort zu berücksichtigen und kreative und passgenaue Formate zu finden.

3. Unrealistisches Erwartungsmanagement: Es wird versprochen, dass alle Empfehlungen 1:1 umgesetzt werden – sowohl in der Kommunikation mit den gelosten Teilnehmenden als auch mit weiteren Akteuren und der Öffentlichkeit vor Ort.

• Achten Sie auf eine gemeinsame und klare Verständigung zur Ergebnisqualität im Vorfeld. Dies schafft einen inhaltlichen Mehrwert und lässt Ergebnisse entstehen, die Politik und Verwaltung für die Umsetzung ihrer Aufgaben benötigen und gut nutzen können. Bei Bürgerräten sind die Ergebnisse normalerweise immer „Empfehlungen“, die als solche natürlich auch abgelehnt werden können.

4. Nach dem Bürgerrat wird nur auf einzelne Formulierungen konkreter Empfehlungen geblickt – ohne auf das Gesamtergebnis und die beratende Funktion des Bürgerrats zu achten.

• Wichtig: Lesen Sie zwischen den Zeilen und hören Sie genau hin, was die Botschaft hinter der Botschaft ist. Behalten Sie im Blick, dass die Wirkung von Bürgerräten über die Empfehlungen hinausreicht. Wertschätzen Sie auch diese Wirkung auf die Teilnehmenden, auf weitere beteiligte Akteure und die Beteiligungskultur in der ganzen Kommune.

5. Die Ergebnisse sind übergeben, alle Akteure begeistert – aber es passiert einfach nichts.

• Stellen Sie im Vorhinein sicher, dass man sich nach dem Bürgerrat in Politik und Verwaltung Zeit für die ernsthafte Auseinandersetzung mit den Empfehlungen und für ihre Umsetzung nimmt. Hilfreich ist hier die Verständigung auf ein gemeinsames Vorgehen – vor dem Bürgerrat.

6. Es findet ein Bürgerrat statt, aber kaum jemand bekommt es mit.

• Ermöglichen Sie eine gute kommunikative Anbindung des Bürgerrats an die kommunale Öffentlichkeit: Nur bei einem transparenten Prozess vertrauen die Einwohnerinnen und Einwohner auf die Legitimität der Ergebnisse. So kann der Bürgerrat nicht nur beraten, sondern die lokale Kultur der Zusammenarbeit kann sich weiterentwickeln und das Engagement der aktivierten Bürgerinnen und Bürger stärken. Erst mit einer breiten Öffentlichkeit entfaltet der Bürgerrat sein ganzes Potenzial.