Der Zukunftsrat selbst dauert meist nur ein Wochenende. Der Gesamtprozess rund um den Zukunftsrat braucht aber deutlich mehr Zeit. Für die Vor- und Nachbereitung sind mehrere Wochen oder sogar Monate einzuplanen. Ein möglicher Ablauf von der Planungsphase bis zum Transfer könnte wie folgt aussehen:
- Planungsphase: Sobald der Stadt-/ Gemeinderat die Durchführung eines Bürgerrats vor Ort beschlossen hat und eine Steuerungsgruppe gebildet wurde, kann die Planung beginnen. Für die Planung und Vorbereitung des Prozesses durch die Steuerungsgruppe muss mit einem bis mehrere Monate gerechnet werden. In diese Zeit fallen die Sitzungen der Steuerungsgruppe, die Zufallsauswahl und anschließende Einladung der Teilnehmenden sowie inhaltliche Vorbereitung des Bürgerrats.
- Bürgerrat/ Zukunftsrat: Die Teilnehmenden entwickeln an zwei Tagen (vorwiegend ein Wochenende) ihre Empfehlungen zur gestellten Frage.
- Zukunftsforum: Diese ca. dreistündige Veranstaltung findet direkt im Anschluss an den Bürgerrat (bspw. am Sonntag) oder wenige Tage oder Wochen nach dem Bürgerrat an einem gesonderten Termin statt.
- Transferphase: Wenige Wochen nach dem Zukunftsforum findet der gemeinsame, mehrstündige Transferworkshop statt.
Für die Planung gilt: lieber ausreichend Vorlaufzeit einplanen, gerade, wenn ein Zukunftsrat zum ersten Mal durchgeführt wird. Es ist wichtig, bei der Prozessgestaltung Flexibilität für Ergänzungen (z.B. durch Online-Beteiligung) und Anpassungen zu berücksichtigen. So kann der Prozess mit kommunalen Projekten und bestehenden Beteiligungsprozessen verknüpft, das Feedback aller Akteure vor Ort berücksichtigt und kreative, passgenaue Formate gefunden werden.
Hier geht es weiter zur Frage, welche Themen und Fragestellungen sich für einen Bürgerrat eignen.
